Une méthode d'enquête qui distingue ce qui est établi de ce qui ne l'est pas

Toute enquête commence par un mandat écrit de l'organisation. Il précise les faits à examiner, la période, les personnes à entendre, les pièces attendues, le calendrier prévisionnel et les destinataires du rapport. Il fixe aussi ce que l'enquête ne couvre pas ; toute évolution du périmètre fait l'objet d'un accord écrit.

La méthode est arrêtée avant le premier entretien. Le Défenseur des droits recommande de la formaliser dans une décision prise après information des instances représentatives du personnel (CSE, CSA). Chaque étape est ensuite consignée par écrit, pour que le déroulement de l'enquête puisse être vérifié après coup par la personne qui décide, mais aussi par un juge, l'inspection du travail ou le Défenseur des droits.

Le Défenseur des droits recommande d'ouvrir l'enquête dans un délai raisonnable, qui ne devrait pas dépasser deux mois après le signalement, puis de la conclure le plus rapidement possible.

Avant d'accepter la mission, nous vérifions nos liens éventuels avec l'organisation, les personnes concernées et les situations en cause : missions antérieures, relations professionnelles ou personnelles. Tout lien identifié vous est indiqué ; s'il est de nature à affecter la conduite de l'enquête, nous déclinons la mission. Le fait qu'Éclairage soit une marque distincte ne suffit pas, à lui seul, à garantir l'indépendance : c'est cette vérification qui compte.

Le Défenseur des droits recommande que l'enquêteur soit extérieur au service où les faits se sont produits, et que l'enquête soit confiée à un intervenant extérieur lorsque la direction ou le service habituellement chargé d'enquêter est lui-même mis en cause. Il rappelle que l'employeur ne doit exercer aucune pression sur l'enquêteur pour obtenir un résultat qui lui serait favorable.

Il recommande aussi que l'enquête soit menée ou supervisée par au moins deux personnes, dont l'une au moins dispose d'une formation juridique solide sur les discriminations et le harcèlement. Avant de confier une enquête à un intervenant extérieur, l'employeur doit vérifier ses compétences juridiques et la méthode qu'il suivra : c'est l'objet de cette page et de notre proposition écrite, qui précise la composition de l'équipe.

Lorsque l'enquête est ouverte, la personne à l'origine du signalement, la personne qui s'estime victime et la personne mise en cause en sont informées, sauf s'il existe un risque de pression sur les personnes concernées ou les témoins.

Le Défenseur des droits recommande que l'interdiction des représailles soit rappelée par écrit, le plus tôt possible, à la personne qui s'estime victime et aux témoins, et que la confidentialité soit rappelée par écrit à toutes les personnes concernées.

Les convocations, les lieux, la durée et les modalités d'accompagnement sont définis à l'avance. Chaque personne est informée de l'objet de l'entretien, du cadre de la mission et de l'usage de ses déclarations.

Chacune peut exposer sa version et indiquer les éléments qu'elle souhaite voir examinés. Les questions sont ouvertes et factuelles : l'objectif est de comprendre ce qui s'est passé, pas d'obtenir une réponse attendue.

Chaque audition fait l'objet d'un compte rendu aussi complet que possible. Un enregistrement n'est réalisé qu'après en avoir informé la personne entendue. Le compte rendu lui est soumis pour relecture et signature.

Lorsqu'un témoin demande à rester anonyme, son anonymat peut être préservé dans le rapport et lors de la restitution. Une version non anonymisée est alors conservée, pour pouvoir être transmise à un juge ou aux autorités qui la demanderaient.

Messages, courriels, plannings, comptes rendus, notes internes : les pièces sont examinées dans leur contexte, au regard de leur date, de leur auteur et des déclarations recueillies.

Nous demandons les documents utiles au périmètre de la mission, en cherchant à réunir le plus d'éléments possible pour éclairer la réalité des faits.

Les déclarations sont mises en regard les unes des autres et des pièces. Les points de convergence, les divergences et les éléments qui restent à vérifier sont identifiés. Lorsque c'est nécessaire et prévu par la mission, une personne peut être réentendue pour réagir à un élément nouveau.

L'analyse porte sur l'ensemble des éléments, de façon objective, neutre et loyale. Les explications de la personne mise en cause sont examinées avec la même exigence que les autres éléments.

L'enquête recherche s'il existe un ensemble d'éléments concordants. Le rapport classe explicitement chaque élément examiné :

Un élément non corroboré n'est pas pour autant réputé faux. Le rapport peut proposer une qualification des faits au regard du droit du travail, du statut de la fonction publique ou des règles internes ; la décision qui en découle appartient à l'organisation.

L'enquête interne dispose de moyens limités : elle repose sur ce que les personnes acceptent de dire et sur les pièces que l'organisation ou les personnes entendues peuvent transmettre. Elle n'a ni le pouvoir de contrainte ni les moyens d'une procédure judiciaire.

Le rapport indique ce qui n'a pas pu être vérifié : personne non entendue, refus d'audition, pièce indisponible, incohérence d'un témoignage. Il ne qualifie pas pénalement les faits : une enquête interne et une procédure pénale sont indépendantes l'une de l'autre.

Le rapport circonstancié rappelle le mandat et expose :

Le rapport est remis aux destinataires prévus par le mandat et conservé par l'organisation. Le Défenseur des droits recommande qu'une synthèse soit communiquée à la personne qui s'estime victime : méthode suivie, étapes, conclusions et décisions prises ou envisagées, sans l'identité des témoins ni le contenu de leurs déclarations. La personne mise en cause et les témoins devraient être informés de la fin de l'enquête.

Nous pouvons préparer cette synthèse et expliquer les constats et leurs limites lors de la restitution. Les décisions qui en découlent appartiennent à l'organisation.

Les informations recueillies sont utilisées uniquement pour les besoins de la mission. Elles ne sont communiquées qu'aux destinataires prévus par le mandat, dans la mesure nécessaire.

La confidentialité ne peut pas être absolue : pour permettre à chacun de s'exprimer et pour fonder les conclusions, certains éléments sont nécessairement portés à la connaissance des personnes entendues ou des destinataires du rapport. Chaque personne en est informée dès le début de son entretien.

Certaines recommandations du Défenseur des droits concernent directement l'employeur, avant, pendant et après l'enquête. Nous les rappelons dès le cadrage de la mission :